Phát triển doanh nghiệp mà không cần sự can thiệp liên tục từ chủ doanh nghiệp. Bằng việc thiết lập các hệ thống và quy trình thông minh, doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả. Nội dung chính bao gồm việc tránh bẫy năng suất, thiết kế công việc thay vì làm việc, xác định và bảo vệ vai trò “ong chúa”, thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn, tuyển dụng thông minh, và tập trung vào thị trường mục tiêu.
Thiết Kế Doanh Nghiệp Để Nó Có Thể Hoạt Động Khi Bạn Không Có Mặt
Tổng Quan Về Quyển Sách
Quyển sách Clockwork: Doanh nghiệp tự hành, xuất bản năm 2018, sẽ hướng dẫn cho các doanh nhân cách để họ có thể phát triển doanh nghiệp của mình mà không phải hy sinh sự cân bằng trong cuộc sống. Bí quyết ở đây chính là triển khai các hệ thống và quy trình vận hành thông minh giúp cho doanh nghiệp tự hoạt động mà không cần sự can thiệp liên tục từ chủ doanh nghiệp. Điều này giúp bạn có nhiều thời gian hơn để giải quyết những thách thức đồng thời có thể nắm bắt những cơ hội mới trong tầm tay.
Đối Tượng Đọc Sách
Quyển sách này dành cho:
- Những nhà khởi nghiệp đang vật lộn với công ty quản lý.
- Những người tự kinh doanh đang muốn có nhiều thời gian nhàn rỗi hơn.
- Bất kỳ ai muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Những Bài Học Chính Từ Sách
Đừng Rơi Vào Bẫy Năng Suất
Tầm Quan Trọng Của Năng Suất
Liệu bạn có thực sự là người quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp mình? Câu trả lời là có. Có lẽ doanh nghiệp của bạn đang gặp vấn đề. Lý do chính là công ty của bạn cần phải có khả năng phát triển mà không phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn là yếu tố then chốt để thành công, rất có thể bạn đang làm việc quá sức, quá căng thẳng và hoàn toàn vùi đầu vào công việc.
Cái Bẫy Năng Suất
Có thể bạn sẽ nghĩ rằng giải pháp cho những vấn đề này chính là tăng năng suất, chỉ cần hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ít hơn. Tuy nhiên, làm việc nhiều hơn không phải là giải pháp tối ưu. Nó hoàn toàn là một cái bẫy. Định luật Parkinson chỉ ra rằng nhu cầu sử dụng một nguồn tài nguyên nào đó sẽ luôn tăng lên để lấp đầy nguồn cung của nó. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để làm việc, bạn sẽ phải tìm cách tận dụng hết thời gian đó.
Tối Ưu Hóa Hiệu Quả Tổng Thể
Thay vì chỉ tập trung vào năng suất cá nhân, bạn nên hướng tới hiệu quả tổng thể của tổ chức, nơi các nguồn nhân lực hoạt động hài hòa và tối ưu hóa năng suất. Ở đó, bạn sẽ phát huy hết khả năng của đội ngũ, đồng thời xác định và sớm hoàn thành những công việc then chốt thay vì xử lý danh sách công việc cần làm một cách ngẫu nhiên. Nói tóm lại, bạn nên nhắm tới việc hoàn thành mục tiêu tối ưu hóa hiệu quả công việc đã đặt ra chứ không phải chỉ nhìn vào năng suất làm việc.
Vượt Qua Rào Cản Cá Nhân
Nhưng bạn có thể gặp phải một rào cản lớn: chính bản thân mình. Nói cho cùng, bạn cũng chỉ là một con người và con người thì thường chỉ thích sự quen thuộc. Ngay cả khi vòng xoáy công việc đang khiến cho bạn kiệt sức, thì cảm giác bận rộn đối với những người nghiện công việc là thứ không thể thiếu. Nó khiến bạn cảm thấy đang cố gắng hết sức mình. Tuy nhiên, thói quen lao đầu vào công việc đang khiến bạn mất đi tầm nhìn xa. Nếu không thể nghỉ ngơi, bạn dễ rơi vào vòng luẩn quẩn chỉ giải quyết những việc cấp bách trước mắt thay vì tập trung vào những ưu tiên quan trọng, chỉ biết sửa những lỗi nhỏ thay vì tập trung vào việc chinh phục các mục tiêu lớn.
Thiết Kế Công Việc Thay Vì Làm Việc
Bốn Khía Cạnh Của Công Việc
Chúng ta trải nghiệm thế giới theo ba chiều, nhưng trong kinh doanh lại có đến bốn chiều. Hãy gọi chúng là bốn khía cạnh của công việc: làm việc, ra quyết định, ủy quyền và thiết kế.
Từ Làm Việc Đến Thiết Kế
Khi mới khởi nghiệp, có thể bạn đang ở chế độ làm việc, nghĩa là tự mình làm tất cả mọi thứ. Bạn vừa là CEO, vừa là giám đốc nhân sự, thậm chí cả lễ tân. Nhưng nếu muốn doanh nghiệp phát triển, bạn cần dừng làm việc và chuyển sang thiết kế công việc. Khi bận rộn làm việc, bạn sẽ không có thời gian để thiết kế. Trong chế độ thiết kế, bạn triển khai các ý tưởng và sáng kiến để giúp doanh nghiệp phát triển. Bạn cần phải nghĩ ra quy trình làm việc và các bước tiếp theo, chứ không chỉ đơn giản là tập trung vào hóa đơn và lịch trình làm việc. Với tư cách nhà thiết kế, việc bạn đưa ra được một quy trình công việc sẽ mang lại giá trị lớn hơn nhiều so với việc bạn chỉ đơn thuần làm một việc nào đó.
Huấn Luyện Và Quản Lý
Hãy coi bản thân như một huấn luyện viên và nhân viên của bạn là một đội bóng. Họ chơi trên sân cỏ, còn bạn sẽ là người vạch ra chiến thuật. Nhưng để làm được điều đó, bạn cần phải bước ra khỏi sân cỏ và đứng ở khu vực huấn luyện.
Bảo Vệ Người Có Vai Trò Quan Trọng
Xác Định Vai Trò Quan Trọng
Trong mỗi tổ ong thì có một con ong đóng vai trò là ong chúa. Nhiệm vụ của nó là đẻ trứng. Vì vai trò của ong chúa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại của tổ ong nên tất cả các con ong khác đều coi việc chăm sóc ong chúa là ưu tiên số một. Vậy vai trò ong chúa trong công ty của bạn là gì? Hãy cố gắng xác định một nhiệm vụ then chốt có thể thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Bảo Vệ Và Ưu Tiên
Khi đã xác định được vai trò ong chúa, bước tiếp theo của bạn rất đơn giản: tất cả các con ong khác trong tổ phải làm sao đảm bảo cho ong chúa có điều kiện tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ của mình. Chỉ khi nhiệm vụ đó đã được hoàn thành, chúng mới có thể chuyển sang làm công việc chính của mình.
Quy Trình Vận Hành Tiêu Chuẩn (SOP)
Tầm Quan Trọng Của SOP
Bạn sẽ bóc vỏ một trái chuối như thế nào? Có phải sẽ bắt đầu từ phần gốc giống như hầu hết mọi người không? Nếu vậy thì bạn chưa bóc được vỏ chuối một cách tối ưu. Khi điều hành một doanh nghiệp, bạn cần giống như con khỉ, am hiểu cách tốt nhất để bóc vỏ chuối. Thông điệp chính ở đây là: quy trình vận hành tiêu chuẩn giúp mọi người phát huy hết tiềm năng của mình.
Thiết Lập SOP
Mọi nhiệm vụ chính mà nhóm của bạn thực hiện cần được hệ thống hóa và hệ thống đó phải được ghi chép lại rõ ràng theo cách mà ai cũng có thể tiếp cận được. Bạn bắt đầu thiết lập SOP của mình như thế nào? Trước tiên, bạn cần nắm bắt được các nhiệm vụ chính của công việc. Để làm điều này, hãy sử dụng mô hình ACDC: Thu hút (Attract), Chuyển đổi (Convert), Phân phối (Deliver), Thu thập (Collect).
Triển Khai Và Hoàn Thiện
Hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ mà doanh nghiệp của bạn cần thực hiện thông qua mô hình ACDC. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về những nhiệm vụ cần được hệ thống hóa. Tiếp theo, hãy quyết định cách bạn muốn lưu lại cách thực hiện chúng. Khi đã nắm bắt được các quy trình SOP, bạn chỉ cần ủy quyền việc thực hiện chúng.
Phát Triển Doanh Nghiệp Tự Hành
Tăng Trưởng Đội Ngũ
Bạn muốn kiếm 50 đô la một giờ hay 5 đô la một giờ? Không cần suy nghĩ, hẳn bạn sẽ chọn 50 đô la rồi, đúng không? Nhưng cũng không đúng hoàn toàn. Nếu bạn là người luôn làm việc một mình, việc thuê thêm người đồng nghĩa với mất đi một phần lợi nhuận khiến thu nhập của bạn giảm từ 50 đô la xuống còn 5 đô la một giờ. Phát triển đội ngũ không chỉ đơn giản là phương pháp giúp tăng doanh thu lâu dài. Nó còn để cho bạn có đủ thời gian tập trung vào việc thiết kế chiến lược, và nó cũng sẽ biến doanh nghiệp của bạn thành một công ty tự động hóa, có thể vận hành tốt ngay cả khi không có sự hỗ trợ liên tục từ bạn.
Bí Quyết Tuyển Dụng
Bí quyết ở đây chính là bạn không chỉ đơn giản là thuê người, mà phải tuyển đúng người, đúng kỹ năng, đúng vị trí. Có vẻ khó, nhưng đây là một số mẹo để đảm bảo giúp bạn tuyển dụng một cách thông minh: Đừng chỉ tuyển dụng dựa trên kỹ năng, hãy đáp ứng cho ứng viên những gì mà họ mong muốn, và hãy tuyển dụng một cách đa dạng, ưu tiên những ứng viên có nền tảng và kinh nghiệm sống khác biệt so với bạn.
Tìm Thị Trường Phù Hợp
Xác Định Thị Trường Mục Tiêu
Ánh nắng luôn dịu dàng và êm ái, nhưng khi được hội tụ thông qua kính lúp, nó trở thành một tia laser mạnh mẽ có thể đốt cháy một tờ giấy. Tương tự, khi tiếp thị dịch vụ của mình, bạn nên tập trung vào một thị trường mục tiêu cụ thể chứ không phải là quá rộng rãi.
Phân Tích Khách Hàng
Để xác định vị trí phù hợp, hãy xem danh sách khách hàng hiện tại. Những khách hàng chi nhiều tiền nhất cho sản phẩm dịch vụ của bạn không đơn giản chỉ là khách hàng trung thành nhất của bạn. Họ còn là những người đánh giá cao dịch vụ của bạn nhất. Bây giờ, bạn có danh sách những khách hàng mang lại nhiều doanh thu và dễ làm việc cùng. Họ có điểm chung gì? Điều này có thể rất dễ dàng xác định, chẳng hạn như tất cả đều là những người buôn rượu. Hoặc đó cũng có thể là một nhóm khách hàng đa dạng, nhưng khi phân tích sâu, bạn lại nhận ra tất cả đều là chủ doanh nghiệp nhỏ ở Nam Texas.
Số Liệu Giúp Cuộc Sống Dễ Dàng Hơn
Tầm Quan Trọng Của Số Liệu
Giả sử bây giờ bạn đang dành nhiều thời gian hơn để thiết kế công việc thay vì làm việc. Điều đó là rất tốt, nhưng việc bạn cần làm không chỉ dừng ở đó. Thực tế, bạn sắp phải đối mặt với những thách thức mới. Làm thế nào để giám sát chính xác hoạt động kinh doanh? Làm sao đo lường thành công, theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề? Câu trả lời chỉ cần một từ: Số liệu.
Thiết Lập Và Theo Dõi Số Liệu
Đối với nhiều người, số liệu thực hiện có vẻ xa lạ và khó hiểu. Nhưng việc thiết lập các số liệu, tức là tìm ra cách cụ thể để theo dõi tiến trình công việc, thực ra là rất đơn giản. Nhắc lại về mô hình ACDC: Thu hút, Chuyển đổi, Phân phối và Thu thập. Đây là bốn chức năng kinh doanh cốt lõi. Hãy xem số liệu có thể hữu ích như thế nào đối với những chức năng đó. Hiệu quả kinh doanh của bạn phụ thuộc vào việc thu hút khách hàng. Vậy làm thế nào để theo dõi số lượng khách hàng bạn thu hút được? Tiếp theo, bạn cần biết được có bao nhiêu khách hàng tiềm năng sẽ chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Khi đã có khách hàng, bạn phải cần tiếp tục phân phối sản phẩm đúng như giao hẹn. Số liệu cuối cùng là doanh nghiệp của bạn thu được bao nhiêu tiền mặt.
Chuẩn Bị Đối Phó Với Phản Ứng Tiêu Cực
Thách Thức Khi Chuyển Sang Chế Độ Tự Hành
Hãy nhìn lại danh sách việc cần làm của bạn: Lên kế hoạch chuyển từ thực hiện sang thiết kế công việc, xác định vai trò ông chúa của doanh nghiệp, thiết lập SOP, tuyển dụng thông minh, tìm kiếm thị trường phù hợp, triển khai các số liệu để giám sát kinh doanh. Những điều trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chuyển sang chế độ tự hành như một bộ máy đồng hồ. Nhưng hãy thận trọng, con đường phía trước có thể sẽ rất gập ghềnh.
Đối Phó Với Phản Đối Từ Mọi Người
Khi doanh nghiệp tự hành hoạt động, bạn có thể giảm giờ làm việc, giảm trách nhiệm và dành nhiều thời gian hơn để thiết kế thay vì làm việc. Tuy nhiên, ở thời điểm ban đầu, không phải ai cũng sẽ đồng ý với cách làm của bạn. Bạn có thể gặp phản đối từ đối tác, nhân viên, thậm chí cả khách hàng. Tốt nhất bạn nên thẳng thắn với tất cả các bên liên quan trước khi chuyển doanh nghiệp sang chế độ tự hành. Cho họ biết kế hoạch và lý do của bạn. Khi giải thích được lợi ích của một công ty tự hành một cách nhịp nhàng, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục họ cùng chung tay vì mục đích chung. Và hãy luôn cởi mở để tiếp nhận phản hồi.
Đối Phó Với Phản Đối Từ Chính Bản Thân
Thứ hai, bạn sẽ có thể gặp sự phản đối đến từ chính bản thân mình. Rất ngạc nhiên phải không? Bạn đã xây dựng doanh nghiệp từ con số không. Ban đầu, mọi quyết định về chiến lược và từng nhiệm vụ dù là nhỏ nhất đều do bạn đảm nhận. Nhưng giờ đây, ý nghĩ rằng công ty có thể hoạt động mà không cần bạn có mặt có thể gây nên sự lo lắng thay vì cảm giác nhẹ nhõm. Đừng nên rơi vào cái bẫy năng suất với suy nghĩ đó. Bạn vẫn rất quan trọng đối với sự thành công của công ty, chỉ là bạn đang đóng góp năng lực của mình theo một cách khác. Bây giờ, hãy tận hưởng sự tự do đó và tập trung vào một tầm nhìn chiến lược lớn hơn để có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
Tổng Kết
Chuyển Giao Quyền Kiểm Soát
Chỉ có bản thân bạn mới có thể biến ý tưởng kinh doanh của mình thành hiện thực. Nhưng một khi đã thực hiện được ý tưởng, bạn cần phải nhường bớt quyền kiểm soát. Nếu không, bạn sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng trì trệ. Việc thiết lập các hệ thống và quy trình thông minh để duy trì hoạt động của công ty kể cả khi không có bạn sẽ cho phép bạn dừng việc mình đang làm để bắt đầu lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và giám sát những điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp mình.
Lời Khuyên Hữu Ích
Chậm và vững vàng sẽ giúp bạn chiến thắng cuộc đua. Chỉ vì bạn đang mở rộng quy mô doanh nghiệp không có nghĩa là bạn phải tăng tốc một cách đột ngột. Vì vậy, đừng giao ngay những trách nhiệm quan trọng cho nhân viên mới. Dù có thể họ vẫn có năng lực xử lý mọi việc bạn giao, nhưng bạn cần phải tin tưởng vào họ trước đã. Không có sự tin tưởng, đội nhóm của bạn sẽ không thể phát triển. Hãy dành nhiều thời gian hơn để chuyển giao công việc một cách chậm rãi, giúp cho sự tin tưởng được củng cố dần theo thời gian.
